OCC/Muanda : Atelier de Formation sur le Module de Gestion du processus relatif au Bon à Sortir, Echantillonnage et Laboratoire.

La formation sur le module de gestion du processus de Bon à Sortir et ECLABOCC (Echantillonnage et Laboratoire OCC)  a récemment été organisée à l’hôtel Gloria de Muanda, par les missionnaires du Département Système d’Information. La délégation menée par M. JP ANASONG, Chef du Département. Empêché par les travaux de la session budgétaire, le Chef d’Agence a été représenté par son Adjoint, M. Freddy MUTOMBO.

L’objectif de cet atelier de formation était d’améliorer le traitement du processus de Bon à Sortir et ECLABOCC, d’optimiser la gestion des dossiers et de gagner du temps dans le traitement des dossiers. Ces compétences sont essentielles pour assurer une efficacité et une productivité accrues dans le quotidien des agents.

Le module de cet atelier était axé sur les quatre principes fondamentaux du processus de gestion du bon à sortir et échantillons laboratoire :

1. Ouverture du dossier : Cette étape consiste à créer un dossier dans le processus de Bon à Sortir et ECLABOCC. Les agents ont été formés sur la façon d’ouvrir un dossier, d’enregistrer les informations pertinentes et de gérer les documents associés.
2. L’inspection physique : Cette phase nécessite la saisie des informations dans le formulaire après l’étape de la vérification de l’état des marchandises et des documents par rapport aux exigences réglementaires.
3. La facturation : Une fois que les marchandises ont été inspectées, le processus de facturation peut commencer. Les agents ont été formés sur les procédures de gestion des documents financiers et sur la manière de facturer les clients de manière précise et efficace.
4. La clôture du dossier : Cette dernière étape consiste à finaliser le dossier processus une fois que toutes les étapes précédentes ont été complétées. Les agents ont été informés des procédures de clôture du dossier, y compris le stockage des documents pertinents et l’archivage des informations.

Après une configuration initiale des agents dans la Plateforme web RIOCC (Réseau Intranet de l’OCC), qui est une plateforme logicielle utilisée pour gérer les processus de “bon à sortir et échantillons laboratoire OCC”, les participants ont pu mettre en pratique les connaissances acquises lors des exercices pratiques.

Ces exercices ont permis aux agents de simuler différentes situations et de résoudre des problèmes réels liés à la gestion du bon à sortir et échantillons laboratoire OCC, de l’échantillonnage et du laboratoire. Cela leur a donné l’occasion de se familiariser avec les fonctionnalités du serveur web virtuel et de mettre en œuvre les procédures apprises lors de la formation.

Grâce à cette formation, les agents ont pu acquérir les connaissances nécessaires pour utiliser cet outil de manière efficiente. Cela leur permettra de mieux organiser leurs tâches, de suivre les étapes du processus de manière rigoureuse et de minimiser les erreurs.

Ces compétences renforcées contribueront à une meilleure efficacité opérationnelle et à une plus grande conformité aux réglementations en vigueur. Grâce à l’utilisation de la Plateforme RIOCC et de l’approche du serveur web virtuel, les agents auront accès à des outils modernes qui faciliteront leur travail et amélioreront la qualité des services fournis.

L’Office reconnaît l’importance d’une formation continue pour ses agents, afin de rester à la pointe des pratiques et des outils technologiques. Cette initiative témoigne de sa volonté de la Direction Générale de mettre en place les conditions nécessaires pour assurer une gestion optimale des dossiers et une satisfaction client accrue.

Point Focal Muanda/ F. MASONGOLO K.