Grâce à son Réseau Intranet, l’OCC réduit de 19 à 4 étapes de sa procédure des importations. au Port International de Matadi.

Sur le bureau du Chef de Service Terminal Conteneur Matadi “TCM”, Monsieur Samuel Désiré LUSALA LUVUMA .

Durant plus d’une année, la Direction Générale de l’OCC a mis tous les moyens pour réduire les 19 étapes de sa procédure des importations à seulement 4 étapes ; et cela afin de rendre fluide, simple et limpide les démarches inhérentes à la sortie du Port de Matadi des marchandises, conteneurs et véhicules contrôlés et déclarés conformes par les différents services de l’OCC. L’ampleur des moyens déployés est à la hauteur du résultat recherché : satisfaire le client en prenant en compte toutes ses réclamations.

Le commun des opérateurs du Port de Matadi se souviendra que la lourdeur et la lenteur de la procédure des importations OCC rendaient le travail des inspecteurs de conformité, des inspecteurs sous palans, des inspecteurs échantillonneurs et des commis pointeurs plus difficile du fait des charges supplémentaires causées par des multiples étapes manuelles tributaires d’une signature par-ci et d’accord verbal par-là. Très souvent, l’absence d’une signature stoppait le bon déroulement des opérations. Dans certains bureaux, un dossier devait obtenir plus de trois signatures pour passer à l’étape suivante. Les distances entre certains bureaux imposaient aux déclarants et autres importateurs un parcours de combattant pour finaliser leur dossier. La multitude des frais connexes instaurés par les agents OCC, les déclarants et importateurs malhonnêtes rendaient les prestations de l’OCC obscures, mal compris et souvent considérés comme une taxe inutile à supprimer. La somme d’argent qui échappait à la caisse de l’OCC à cause de cette fraude devenait inquiétante année après année ; malgré le Guichet unique instauré au Port de Matadi.

Cette manière de travailler jugée archaïque et favorisant diverses fraudes devenait agaçant pour tous les opérateurs œuvrant au Port de Matadi. Le retard dans l’exécution de certaines tâches simples par les agents et cadres de l’OCC devenait insupportable pour les clients. Au jour le jour, la situation perdurait et devenait de plus en plus déplorable. Comme il fallait s’y attendre, les critiques pleuvaient de partout et même le personnel de l’OCC ne pouvait plus contenir son indignation face au retard d’informatisation de l’OCC par rapport aux autres structures œuvrant au Port dans le cadre du Guichet Unique; notamment la DGDA, La SCTP et l’OGEFREM.

Le remède à cette situation était-là : « informatiser la procédure des importations OCC au Port de Matadi » ; mais son administration au système ne donnait pas les résultats escomptés. La gangrène avait atteint des proportions telles qu’un traitement de choc devenait plus que nécessaire.

Consciente de cette situation qui mettait l’OCC au centre de tous les maux du Port de Matadi dont son engorgement, la Direction Générale avait instruit, en Mai 2011, la Direction Provinciale du Bas-Congo de procéder à la réduction des étapes de la procédure des importations au Port de Matadi de 19 à 4 seulement. Ensuite, la DIRBAC devrait tout mettre en œuvre pour informatiser intégralement le circuit des importations OCC pour rendre effectivement opérationnel les 4 étapes de cette nouvelle procédure. Quelques mois après, les multiples missions d’évaluations techniques diligentées par la Direction Générale constateront la non application de cette instruction de la haute hiérarchie de l’Office. L’informatisation de la procédure des importations est une condition sine qua non de la mise en place des 4 étapes de la nouvelle procédure. C’est pourquoi, en Septembre 2011, une équipe d’informaticiens du Réseau Intranet OCC est dépêchée à Matadi pour informatiser la procédure d’importation en 4 étapes et implanter l’intranet OCC à la Direction Provinciale du Bas-Congo. Cette grande mission mobilise 8 ingénieurs informaticiens spécialistes en réseautique et en développement des applications. Très rapidement, un système réseautique de plusieurs antennes VL6 connectées à la boucle radio locale VodaCom est mis en place pour interconnecter les sites de Matadi (Siège 1 et 2 – Port de Matadi), les sites de Boma (Siège – Port de Boma) et la Direction Générale à Kinshasa. En deux semaines, l’intranet OCC met ses pieds dans le Bas-Congo ; ce vaste système d’échanges des données et des informations interne à l’OCC fait ses preuves par des échanges en temps réel entre les différents sites des trois villes Kinshasa- Boma- Matadi. Un grand serveur est installé à Kinshasa pour gérer l’ensemble du système et deux autres sont installés dans le Bas-Congo ; l’un à Matadi et l’autre à Boma.

L’espoir de réussir est brusquement interrompu par la lourdeur dans le financement du projet. Faute des moyens l’exécution du projet est ralentie : Première résistance. En effet, les multiples problèmes d’ordre organisationnel qu’a connus la Direction Générale de l’OCC durant la fin 2011 et le début de 2012 ont relégués l’informatisation de la procédure des importations au Port de Matadi dans les oubliettes. Par conséquence, en lieu et place de maintenir et d’améliorer le système mis en place dans le Bas-Congo, quelques agents véreux profitent de cette longue léthargie du projet pour laisser à l’abandon les installations mises en place par l’équipe de Kinshasa : Deuxième résistance.

Devant les plaintes toujours croissantes sur l’informatisation de la procédure des importations OCC au Port de Matadi à cause de son engorgement par des conteneurs de toute genre, la Direction Générale dépêche pour une seconde fois une équipe très forte composée des experts du Réseau Intranet OCC (RIOCC) et du Département Contrôle des Importations (DCI) pour résoudre une fois pour toute ce problème de l’informatisation de la procédure des importations au Port de Matadi et démarrer la procédure des 4 étapes. Encore, des moyens colossaux sont déployés pour la réussite de cette étape finale du projet. La Direction Générale donne des instructions strictes avec des sanctions au finish pour que tout soit mis en œuvre et punir tous ceux qui œuvrent contre ce projet. « Avant le 15 juillet 2012, la procédure des importations en 4 étapes doit être effectivement opérationnelle » : instruisait le Directeur Général Adjoint, Monsieur Maurice MBAYO MUHIYA, à l’équipe des missionnaires.

Avant même que l’équipe soit à l’œuvre au Port de Matadi, les plus septiques avaient déjà prédit les résultats des travaux ; mais l’ampleur des moyens déployés, la détermination et la volonté des missionnaires contredisaient ses mauvais augures. C’est pourquoi, de Kinshasa à Boma en passant par Matadi, tous les regards étaient fixés sur l’issu des travaux de l’équipe des informaticiens venus de Kinshasa pour rendre effectif et opérationnel les 4 étapes de la procédure des importations OCC au niveau du Port de Matadi. Au jour le jour de l’exécution des travaux, même les plus pessimistes des opérateurs du Port, très habitués aux va-et-vient des équipes de techniciens faiseurs des éléphants blancs, comprenaient que les choses ne vont plus se dérouler comme avant. Le réseau qui avait été détruit est réhabilité en deux jours seulement, l’interconnexion Kinshasa-Matadi est rétabli le jour suivant et une boucle radio locale propre à l’OCC est installée sur les 3 sites du Port. Les premiers testes effectués pour interconnecter les différents sites OCC du Port de Matadi sont satisfaisants ; tous les sites arrivent à échanger les données grâce à la plate-forme « RIOCC Open ERP » déployé dans le système réseautique. Les premiers utilisateurs connectés à ce nouveau réseau trouvent cette plate-forme extraordinaire, à la hauteur de leurs attentes et intégrant leur préoccupation quotidienne.

Le Consultant Tharcisse MUKUNDAYI et Le Responsable Adjoint de la Communication Intranet, Monsieur Blaise DIMBUMBA, entrain de démontrer l’interface d’Importation sur la plateforme ERP au Chef de la Direction Provinciale du Bas-Congo, Monsieur Camille ENGWANDA.

Conformément au planning fixé, dès la fin des travaux, la Direction Provinciale de Bas-Congo procède à la première l’inspection technique du système installé pour vérifier et confirmer l’opérationnalité de la procédure des importations à 4 étapes et décider de la suite des travaux.

De cette évaluation, un rapport est diligenté à la Direction Générale et un quitus est donné à l’équipe pour procéder à la finalisation du système et commencer la formation des opérationnels qui seront commis aux 4 étapes de la procédure ; avant le lancement officiel de ce nouveau système de travail.

Pendant deux semaines, le système est amélioré avec l’apport des opérationnels qui maitrisent les réalités sur terrain ; mais la formation des utilisateurs piétine à cause de la résistance des opérationnels face à ce changement dans la manière de travailler. Devant ce retard, un autre rapport est fait à la Direction Générale. Le Directeur Générale Adjoint, Maurice MBAYO MUHIYA, avec l’accord de la tutelle, décide de descendre sur lieu pour s’enquérir du problème et débloquer la machine.

Dès son arrivé à Matadi, le DGA après avoir écouté toutes les parties concernées : experts venus de Kinshasa, cadres et agents de la Direction Provinciale, Délégués syndicaux et les autres structures partenaires impliquées dans la procédure des importations au Port de Matadi. En bon Père de la famille OCC, le DGA a rassuré le personnel sur la nécessité de modernisation de l’Office qui amènera des changements non seulement dans la manière de travailler mais exigera de chacun aussi une reconversion de mentalité. Il a ensuite exigé l’implication de tout le personnel de la Division des importations à ce nouveau système de travail.

Comme une petite étincelle qui allume un grand feu, le discours du DGA a stimulé un grand nombre d’agents qui ont subitement manifestés le désir d’être formés afin de maitriser le nouveau système. En deux jours de formation, le weekend du 14 au 15 juillet 2012, le nombre d’agents formés est passé du simple au triple.

Le mardi 17 juillet 2012 à 10 h 32’, le Directeur Générale Adjoint, à la tête d’une forte délégation d’experts de l’OCC, procède à une inspection technique des différents sites du Port pour vérifier et confirmer l’effectivité de la procédure des importations en 4 étapes. A chaque étape, les agents commis aux différentes tâches de l’étape sont questionnés pour vérifier leurs maitrises de ce nouvel outil de travail. Le DGA ainsi que son équipe sont stupéfaits devant la dextérité, la maitrise et la pertinence des réponses que font preuves les agents commis aux tâches. Le tour est bouclé en deux heures.

« Au nom du Directeur Général de l’Office qui m’a mandaté, je déclare opérationnel, la procédure des importations en 4 étapes au Port International de Matadi » : avait conclu le Directeur Générale Adjoint, Maurice MBAYO MUHIYA, après avoir félicité tout le personnel de l’OCC pour les efforts consentis pour le travail abattu.